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董事长对秘书说:“帮我查一下上海分公司有多少员工,下周一我要参加总部的会议,有一些文件要印发给他们,你帮我准备详细一点。”

秘书接到任务后,马上给各分公司的人事部经理打电话,说:“董事长需要一份你们公司所有员工的名单和档案,请准备一下,我们3天内需要。”

各分公司人事部经理马上派人调出公司所有员工的名单和档案,还有一些相关资料,派人送到总部大楼。

结果,董事长感到莫名其妙,对秘书说:“我只需要各分公司的员工人数和名单!你给我弄来这么多档案干什么?”

在这个例子中,秘书与董事长之间由于没有沟通好,导致执行出现严重偏差。除了没有沟通造成执行不力,沟通不畅也会造成执行不力。

因此,当下属执行不到位时,管理者不要急着指责下属,不妨反省一下:是否委派工作时,没有讲清楚;是否与下属沟通不到位,造成理解偏差,继而导致执行跑偏?

身为管理者,有必要明确一点:员工是先有理解,才有执行力的。如果员工不理解工作的具体要求,不理解上司的意图,在执行时就很容易出现“离题万里”的现象。对于企业管理者来说,沟通尤为重要。

日本“经营之神”

松下幸之助

日本“经营之神”松下幸之助曾说过:“企业管理过去是沟通,现在是沟通,未来是沟通。”一个拥有沟通文化、沟通习惯的企业,可以使员工清楚地理解上级指令,明确自己应该做什么工作、做到什么标准。

优秀的管理者都是注重沟通的人。通用电气公司董事长兼首席执行官伊梅尔特非常重视沟通,他曾经谈到怎样支配自己的有效工作时间时说:“我差不多有30%到40%的时间用来跟人打交道,进行交流、沟通,这是CEO非常重要的一个工作。”要想提高员工的执行力,管理者就必须重视沟通。具体来说,可参考以下三点:

01

通俗——根据沟通对象,用对方最容易听懂的方式去沟通

有个成语叫“对牛弹琴”,有些管理者也会用这个成语来笑话下属,认为下属太笨。殊不知,对牛弹琴,错的不是牛,而是弹琴的人——管理者。要想下属听明白,管理者就要用下属听得明白的方式与下属沟通。有个小故事就很好地证明了这一点:有位秀才晚上被蚊子咬醒了,他对着一旁的妻子说:“尔夫被毒虫所吸也。”见妻子没反应,秀才提高了嗓门儿,又说了一遍:“尔夫被毒虫所吸也。”妻子还是没有反应,秀才急了,生气地把妻子推醒,大声说:“老婆子!赶快起来,我快被蚊子咬死了。”妻子听到这话,赶紧起来支起蚊帐。有时候管理者容易犯秀才所犯的错误,与下属沟通时用词过于高深、晦涩、专业,不利于下属听懂。试想一下,下属如果听都听不懂上司下达的工作指令,他们又怎么知道该执行什么工作呢?所以说,一定要想办法用通俗易懂的方式与下属沟通,千万不要为了显示自己知识渊博、能力突出,而使用专业性的话语,如此,适得其反。

02

直接——想说什么就直奔主题,不要绕圈子,也不要解释

美国戴尔公司的沟通特点就是“直接”。“直接”最早是指戴尔商务模式中的直销以及供应链中的直采,它可以极好地消除或缩短不必要的中间环节,节约了过程时间和相关联的成本。慢慢地,“直接”变成戴尔的沟通文化,成为企业文化的一部分。其中,AnswerFirst就是“直接”运用在沟通上的范例。AnswerFirst最直白的解释就是直截了当地答复,不要绕圈子,也不要解释。这一点在戴尔的会议上体现得最为明显。戴尔在开会时,十分追求简短高效,要求发言者准备不超过6页的PPT,开门见山地列出会议要讨论的问题和推荐的解决方案。然后,列举其他供参考的方案及其利弊。只有在被人提问时,发言者才会展示和解释。

03

重点——抓住重点问题进行沟通,坚决不说废话

美国购物网站亚马逊的沟通非常独特,就是“不说废话”。与戴尔不允许超过6页PPT相比,亚马逊的会议直接杜绝PPT,要求会议发起人事先准备一份材料,并打印出来。这份材料不能有废话,必须清晰地描述问题本身和解决方案,用大量的图表、数据和分析来表达。会议开始的5~10分钟,会场鸦雀无声,大家都在埋头读材料。如果大家没有问题,就按提议者的建议执行。如果有问题,就提出问题,大家一起讨论。亚马逊的沟通方式有以下几个特点:

(1)对会议发起者要求非常高,发起者必须充分准备数据、材料,并经过深思熟虑的分析。

(2)发起者所准备的材料必须完整,不能像PPT那样由于追求简练而失去内容的细节,就算以后拿出这些材料仍能清晰地知道原意和理解决策依据。

(3)数据和事实充分,不说废话,高效决策。

◆摘自《管理就是定制度,走流程,抓执行》作者:秘祖利

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